Analisis Komposisi Biaya Peningkatan Mutu Produk (The Quality Cost Audit)

Analisis Komposisi Biaya Peningkatan Mutu Produk (The Quality Cost Audit)

A.      Audit Biaya Mutu Produk

Audit biaya mutu produk (quality cost audit) adalah kegiatan untuk mengidentifikasi semua biaya yang timbul berkaitan dengan upaya mengubah produk bermutu buruk (bad quality product) menjadi produk bermutu baik (good quality product), kiranya perlu dikemukakan di sini tentang kategori biaya yang berkaitan dengan upaya memperbaiki atau menjaga mutu produk, termasuk biaya reparasi atau mengganti (replace) dari produk yang rusak dan dikembalikan oleh pembeli. Dalam hal ini kita perlu melaksanakan apa yang disebut dengan kategori biaya mutu (quality cost categories)

B.      Kategori Biaya Mutu (Quality Cost Categories)

J. M. Juran adalah orang yang pertama mengelompokkan biaya mutu produk menjadi kategori berikut :

a. Biaya kegagalan eksternal (external failure cost)
b. Biaya Kegagalan internal (internal failure cost)
c. Penelaahan (Appraisal cost)
d. Biaya pencegahan (Prevention cost)

- Biaya kegagalan eksternal bila di indikasikan biaya tersebut terjadi karena factor luar organisasi   perusahaan
- Biaya kegagalan internal bila diindikasikan biaya tersebut terjadi di lingkup perusahaan sebelum produk di kirimkan ke konsumen
- Biaya penelaahan adalah biaya yang di keluarkan untuk menelaah atau mengamati sehingga di temukan kondisi bahan dan produk yang cacat dan rusak.
- Biaya pencegahan adealah biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk mencegah terjadinya kerusakan produk

 1. Biaya kegagalan Eksternal (External Failure Cost)

a. Biaya keluhan konsumen (The cost of complaint, investigation, and adjustment)

b. Biaya penggantian (The cost of return, replace or allowance)

c. Biaya jaminan (Warranty expenses)

d. Ganti rugi (Liability)

e. Nama baik (Goodwill)

2. Biaya Kegagalan Internal (Internal Failure Cost)

a. Biaya disposisi

b. Biaya membuangnya menjadi biaya apkir

c. Biaya mengerjakan kembali

d. Biaya tes ulang

e. Biaya bahan sisa

f. Biaya nganggur

g. Biaya persediaan cadangan penyelamat

h. Biaya lembur akibat produk rusak

i. Biaya kelebihan kapasitas

3. Biaya penelaahan (Appraisal Cost)

Biaya penelaahan untuk mencegah kerusakan produk adalah sebagai berikut :

a.       Biaya pemeriksaan bahan yabg datang (Incoming material inspection cost)

b.      Biaya pemeriksaan selama proses produksi (in process inspection and testing cost)

c.       Biaya pemeliharaan alat untuk test (Maintaining equipment)

d.      Biaya evaluasi persediaan (Cost of evaluation stock)

 4. Biaya Pencegahan (Prevention Cost)

a. Biaya perencanaan mutu (Quality planning cost)

b. Biaya desain produk dan tinjau ulang (Product design and review cost)

c. Biaya mendesain proses  dan tinjau ulang (Cost of process design and review)

d. Biaya desain tugas dan pelatihan (Cost of job design and trainin)

e. Biaya kendali  proses (Cost of process control)

f. Biaya koleksi, analisis, dan laporan (Cost of data collection, analysis, and report)

g. Biaya program perbaikan mutu (Cost of quality improvement program)

C.        Total Biaya Mutu Produk (Magnitude of total quality cost)

Perusahaan yang tidak mampu mengidentifikasi elemen-elemen biaya mutu produk akan salah tafsir (underestimate) melakukan perhitungan total biaya mutu produk yang direncanakan. Banyak pimpinan perusahaan gagal mengidentifikasi dan memisahkan berbagai jenis biaya mutu produk dari biaya-biaya yang ada, sehingga mereka gagal menghitungnya. Kegagalan menghitung biaya mutu produk dapat berarti fatal dengan muara membatalkan rencana perbaikan kualitas produk.

D.      Mendistribusikan biaya mutu produk (Distribution of quality cost)

Alokasi distribusi biaya mutu produk dapat dilakukan 2 tahap, yakni sebagai berikut :

a.       Pengelompokan berdasarkan kategori biaya mutu produk seperti kategori di atas

b.      Selanjutnya pengelompokan atau alokasi biaya mutu produk dapat didistribusikan pada berbagai produk yang diperbaiki mutunya dan pada bagian (unit kerja)

1.       Pengelompokan berdasarkan kategori biaya mutu produk.

Berdasarkan kategori biaya mutu produk yang telah di rinci di atas, yakni biaya kegagalan (failure cost), biaya pencegahan (Prevention cost), dan biaya penelaahan (Appraisal cost). Amaka arti distribusi atau alokasi di sini adalah porsi dalam presentase

2.       Alokasi distribusi berdasarkan unit kerja atau divisi

Upaya mendistribusikannya ke dalam jenis produk dan atau unit kerja (divisi kerja). Hal ini penting untuk mengetahui produk atau unit kerja mana yang harus diperbaiki agar lebih efisien, artinya jenis produk mana yang berpotensi rusak atau cacat (defect) dan atau unit kerja (divisi) mana yang berpotensi menyebabkan rusak atau cacat (defect) produk yang dikerjakannya. Caranya adalah sebagai berikut :

a.       Fokuskan upaya kita atas produk penting yang merupakan unggulan

b.      Fokuskan pula pada unit kerja (divisi), hingga dapat diketahui unit kerja yang mempunyai sumbangan atas terjadinya kerusakan produk atau cacat produk.

E.       Cara Memperoleh Biaya Mutu Produk (obtaining quality cost)

Mencari data biaya perbaikan mutu produk dalam suatu perusahaan. Dengan melihat di laporan akuntansi belum tentu data biaya-biaya mutu produk dapat ditemukan. Karrna laporan akuntansi biasanya telah berbaur dengan kelompok biaya yang lain.

Untuk mendapatkan data biaya mutu produk tersebut melalui 3 cara berikut :

a.       Melalui menelaah kembali lalu menganalisis dokumen-dokumen produksi dan tugas karyawan

b.      Menciptakan dan memelihara dokumen-dokumen sementara yang berkaitan dengan mutu produk

c.       Melakukan observasi secara langsung pada operasi produksi.

F.       Contoh Kartu Skoring Biaya Mutu (Quality cost score card)

Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas tentang upaya suatu perusahaan mengumpulkan data dan mencatat data biaya mutu produk

Tidak mudah untuk mengubah komposisi biaya mutu produk. Akan tetapi dengan diketahuinya komposisi biaya mutu produk. Manajemen dapat memfokuskan terhadap kegiatan internal proses produksi yang banyak mengeluarkan biaya (biaya kegagalan internal). Caranya tentu saja dengan mendesain ulang, baik bentuk produk maupun proses produksinya termasuk peningkatan skill karyawan, sehingga produk yang dihasilkan bermutu prima dan berpotensi menjadi produk idola konsumen. Bila hal ini dapat dilakukan jalan menuju leading organization atau organization champion bukan hal yang mustahil dapat diraih. Berdasarkan hal itu berarti perusahaan mempuyai tingkat daya bersaing yang tinggi di pasaran.